ACTIVIDAD Nº 5 --- GESTION DOCUMENTAL.

ANALISIS Y GESTION DOCUMENTAL

1.   ¿Cuales son los indicadores de que una empresa necesita un sistema de gestión documental?

2.  ¿Hay empresas que no necesitan gestión documental?

3.  ¿En sus palabras¿ cuales son exactamente las ventajas de la gestión documental?¿ y los inconvenientes si los  hay ?

4.  ¿Realice un diagrama mental donde logremos agrupar los aspectos más importantes de la presentación de una forma que  genere mayor recordación del tema?

5.   ¿En que consiste la estrategia de retención?

6.  ¿Consultar el esquema de Donald Kirkpatrick para la evolución de acciones de capacitación y realizar un ensayo donde se incluyan apreciaciones personales acerca de  los planteamientos presentados en el modelo?

SOLUCION

1.  El primer indicador de que una compañía necesita implementar un sistema de gestión documental lo arroja la complejidad de la misma, ya que de su estructura dependen en gran parte sus actividades, el manejo de información, documentos y registros.
      
       · El aumento en la cantidad y tamaño de los documentos represados en los escritori

de la compañía, dificultando e imposibilitándonos acercarnos a estos.

·    cuando el  acceso a determinada información o documentación importante y  

requerida en un momento determinado no es posibles, debido a la falta de ubicación  

especifico y un orden establecido donde se pueda  hallar dicha información de forma

ágil, completa y sobretodo oportuna.

2.  Si observamos y tenemos en cuenta los múltiples beneficios que obtiene una compañía que implementa un sistema de gestión documental, podríamos deducir que solo aquellas empresas en las cuales  ya se ha establecido un método de organización documental por ejemplo organizaciones que cuentan con archivos de información digitalizada, o en su defecto aquellas organizaciones pequeñas de estructuras simples, que cuentan  con  poco personal y el flujo de archivo no sea tan extenso, serian las únicas empresas en las que  no amerite la implementación de este sistema

3.     LAS VENTAJAS :
·  Se lograra organización, disminución de espacios requeridos para almacenaje de documentos.
·  La información de la compañía estará centralizada  y por ende su consulta será más ágil, lo que mejorara muchos procesos.
·  Se lograra un mejor  control y por ende mayor seguridad en cuanto al acceso y manejo de la información por medio de contraseñas de seguridad, lo que permitirá que  personas ajenas a la organización o trabajadores no autorizados  puedan hacer uso de la misma.
·  Mejor conservación de documentos, traducido en larga vida útil.
· Tener copias de seguridad que garanticen respuesta oportuna en casos de contingencias informática y/o físicas
·   Una de las mayores ventajas de un sistema documental es que  permite clasificar, organizar, y desechar información innecesaria, lo cual garantiza agilidad en la búsqueda y consulta de documentos que traerán consigo eficiencia en los procesos, atención oportuna a clientes, satisfacción de los colaboradores y reducción de costos.

LAS DESVENTAJAS:

· Cualquier proceso de cambio dentro de una organización requiere sensibilización y capacitación para lograr la adaptación de los empleados al mismo y esto implica inversión en tiempo y dinero

·  Introducción de la información es decir transcribir, digitalizar y centralizar toda la información la cual es muy extensa a un medio informático.

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 4. DIAGRAMA MENTAL.

5. QUE ES LA RETENCION DOCUMENTAL.

La estrategia de retención documental es una herramienta que consiste en el diseño de las tablas, las cuales permiten clasificar la información y definir el ciclo de vida y uso que tendrán los documentos desde el momento de su producción o llegada a la organización hasta su destrucción o conservación en archivo histórico y que además de esto nos sirven de guía para trasladar documentos de  un archivo a otro según su utilidad, manteniendo su integridad y estabilidad.

6. ENSAYO.

UNA MIRADA A LA EVALUACION DE LA CAPACITACION.

La capacitación es una herramienta de vital importancia para la gestión humana, ya que con su desarrollo e implementación se proporcionan a los empleados de una compañía, oportunidades de desarrollar nuevas habilidades, conocimientos y potencializar aquellas actitudes con que ya se cuenta, de modo que se logre un múltiple beneficio para la empresa pues contara con personal motivado y productivo.

Estos programas de capacitación que en su  mayoría de veces van asociados a un cambio organizacional, son una inversión que deciden hacer las empresas en búsqueda de resultados positivos en sus procesos. Pero ¿como sabe una compañía si estas capacitaciones  son verdaderamente  efectivas?, o si están siendo utilizadas correctamente en la empresa, estas preguntas son claves en la medición de los resultados mas no son suficientes para establecer una teoría de que tan eficientes o no resultan ser; de aquí que  para  lograr la construcción de un sistema de evaluación que nos permita identificar los resultados es necesario partir de un  diagnostico  donde se identifique  de donde surgieron los programas de capacitación, a que necesidades esta enfocado su desarrollo, que objetivos pretende , y esto es posible con la aplicación del método de “Donal Kirkpatrick”, el cual nos expresa 4 niveles de calificación,  que nos pueden dar unas buenas ayudas de recolección de información, en el momento que necesitemos saber cual fue la aplicación y resultados que arrojaron la capacitación.

Estos criterios son: LA REACCIÓN, la cual nos permite identificar el grado de satisfacción con la metodología, las herramientas, los espacios y todas aquellas condiciones dadas al impartir la capacitación además de evaluar si es necesario un mejoramiento y retroalimentación de la misma, en segundo lugar tenemos el  criterio de APRENDIZAJE en este podemos evaluar por medio de pruebas, entrevistas y debates cuales fueron los conocimientos desarrollados  en  nuestros colaboradores.

Los siguientes pasos son el nivel  de COMPORTAMIENTO; el cual permite observar la capacidad de aplicación de los conocimientos tienen los empleados en sus respectivas aéreas de trabajo, después de un tiempo determinado, y de acuerdo a esto medir que tan efectiva fue la capacitación y si necesita cambios cuales serian. y por ultimo viene el nivel de RESULTADOS, el cual por medio de indicadores económicos y de calidad nos permitirá determinar el grado de satisfacción de nuestros clientes.

En conclusión, la capacitación es un aspecto fundamental en la gestión humana, y por tanto es importante que todos los niveles de una compañía  centren su atención en el desarrollo e implementación de este proceso, pero sobretodo se involucren en el  para evaluarlo de forma constate, de modo que puedan determinar su grado de eficacia y aporte en las necesidades que tiene la compañía de responder a las condiciones de un entorno cambiante y exigente.