sábado, 4 de septiembre de 2010

LEVANTAMIENTO DE INFORMACION. LA ENTREVISTA

INTRODUCCIÓN

 La recolección de datos se refiere al uso de una gran diversidad de técnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los sistemas de información, los cuales pueden ser la entrevistas, la encuesta, el cuestionario, la observación, el diagrama de flujo y el diccionario de datos.Todas estos instrumentos  se aplicará en un momento en particular, con la finalidad de buscar información que será útil a una investigación en común. En la presente investigación trata con detalle los pasos que se debe seguir en el proceso de recolección de datos, con las técnicas ya antes nombradas.


Los analistas utilizan una variedad de métodos a fin de recopilar los datos sobre una situación existente, como entrevistas, cuestionarios, inspección de registros (revisión en el sitio) y observación. Cada uno tiene ventajas y desventajas. Generalmente, se utilizan dos o tres para complementar el trabajo de cada una y ayudar a asegurar una investigación completa.



 Las entrevistas se utilizan para recabar información en forma verbal, a través de preguntas que propone el analista. Quienes responden pueden ser gerentes o empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema existente, usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que proporcionarán datos o serán afectados por la aplicación propuesta. El analista puede entrevistar al personal en forma individual o en grupos algunos analistas prefieren este método a las otras técnicas que se estudiarán más adelante. Sin embargo, las entrevistas no siempre son la mejor fuente de datos de aplicación.
            Dentro de una organización, la entrevistas es la técnica más significativa y productiva de que dispone el analista para recabar datos. En otras palabras, la entrevistas es un intercambio de información que se efectúa cara a cara. Es un canal de comunicación entre el analista y la organización; sirve para obtener información acerca de las necesidades y la manera de satisfacerlas, así como concejo y comprensión por parte del usuario para toda idea o método nuevos. Por otra parte, la entrevista ofrece al analista una excelente oportunidad para establecer una corriente de simpatía con el personal usuario, lo cual es fundamental en transcurso del estudio.

Preparación de la Entrevista
1.       Determinar la posición que ocupa de la organización el futuro entrevistado, sus responsabilidades básicas, actividades, etc. (Investigación).
2.       Preparar las preguntas que van a plantearse, y los documentos necesarios (Organización).
3.       Fijar un límite de tiempo y preparar la agenda para la entrevista. (Sicología).
4.       Elegir un lugar donde se puede conducir la entrevista con la mayor comodidad (Sicología).
5.       Hacer la cita con la debida anticipación (Planeación).

Conducción de la Entrevista
1.       Explicar con toda amplitud el propósito y alcance del estudio (Honestidad).
2.       Explicar la función propietaria como analista y la función que se espera conferir al entrevistado. (Imparcialidad).
3.       Hacer preguntas específicas para obtener respuestas cuantitativas (Hechos).
4.       Evitar las preguntas que exijan opiniones interesadas, subjetividad y actitudes similares (habilidad).
5.       Evitar el cuchicheo y las frases carentes de sentido (Claridad).
6.       Ser cortés y comedio, absteniéndose de emitir juicios de valores. (Objetividad).
7.       Conservar el control de la entrevista, evitando las divagaciones y los comentarios al margen de la cuestión.
8.       Escuchar atentamente lo que se dice, guardándose de anticiparse a las respuestas (Comunicación).
Secuela de la Entrevista
1.       Escribir los resultados (Documentación).
2.       Entregar una copia al entrevistado, solicitando su conformación, correcciones o adiciones. (Profesionalismo).
3.       Archivar los resultados de la entrevista para referencia y análisis posteriores (Documentación).

Recabar datos mediante la Entrevista

            La entrevista es una forma de conversación, no de interrogación, al analizar las características de los sistemas con personal seleccionado cuidadosamente por sus conocimientos sobre el sistema, los analistas pueden conocer datos que no están disponibles en ningún otra forma.
            En las investigaciones de sistema, las formas cualitativas y cuantitativas de la información importantes. La información cualitativa está relacionada con opinión, política y descripciones narrativas de actividades o problemas, mientras que las descripciones cuantitativas tratan con números frecuencia, o cantidades. A menudo las entrevistas pueden ser la mejor fuente  de información cualitativas, los otros métodos tiende a ser más útiles en la recabación de datos cuantitativos.
            Son valiosas las opiniones, comentarios, ideas o sugerencia en relación a como se  podría hacer el trabajo; las entrevistas a veces es la mejor forma para conocer las actividades de las empresas. La entrevista pueden descubrir rápidamente malos entendidos, falsa expectativa o incluso resistencia potencial para las aplicaciones de desarrollo; más aún, a menudo es más fácil calendarizar una entrevista con los gerentes de alto nivel, que pedirle que llenen cuestionario.

Determinación del tipo de Entrevista

 

La estructura de la entrevista varia. Si el objetivo de la entrevista radica en adquirir información general, es conveniente elaborar una serie de pregunta sin estructura, con una sesión de preguntas y respuesta libres Las entrevistas estructuradas utilizan pregunta estandarizada. El formato de respuestas para las preguntas pueden ser abierto o cerrado; las preguntas para respuestas abierta permiten a los entrevistados dar cualquier respuesta que parezca apropiado. Pueden contestar por completo con sus propias palabras. Con las preguntas para respuesta cerradas se proporcionan al usuario un conjunto de respuesta que se pueda seleccionar. Todas las personas que respondes se basan en un mismo conjunto de posible respuestas.
            Los analistas también deben dividir el tiempo entre desarrollar preguntas para entrevistas y analizar respuesta. La entrevista no estructurada no requiere menos tiempos de preparación, porque no necesita tener por anticipado las palabras precisas de las preguntas. Analizar las respuestas después de la entrevista lleva más tiempo que con la entrevista estructuradas. El mayor costo radica en la preparación, administración y análisis de las entrevistas estructuradas para pregunta cerradas.

Ejemplos de las preguntas abiertas y cerradas en la entrevista estructurada

            FORMA DE PREGUNTA ABIERTA
FORMA DE PREGUNTA CERRADA

Ejemplo: obtener la información sobre las características  de diseños críticas para los empleados.
“ algunos empleados han sugerido que la mejor forma para hacer eficiente el procesamiento de pedidos es instalar un sistema de computadora que maneje todos los cálculos...”
bajo estas circunstancias ¿ apoyaría usted el desarrollo de un sistema de este tipo?.


Ejemplo: obtener la información sobre las
Características de diseño críticas para los empleados.
“ La experiencia le ha proporcionado una amplia visión en cuanto a la forma en la que la empresa maneja los pedidos...”  Me gustaría que usted contestara algunas preguntas específicas en relación en lo anterior:
-¿Qué etapas trabajas bien?¿cuáles no
-¿En donde se presenta la mayor parte del problema?
- ¿Cuándo ocurre un atraso, cómo se maneja?
Entre otros   

Selección de Entrevistados  Realizar entrevistas toma tiempo; por lo tanto no es posible utilizar este método para recopilar toda la información que se necesite en la investigación; incluso el analista debe verificar los datos recopilados utilizando unos de los otros métodos de recabación de datos. La entrevista se aplican en todos los niveles gerencial  y de empleados y dependa de quien pueda proporcionar la mayor parte de la información útil para el estudio los analistas que estudian la administración de inventarios pueden entrevistar a los trabajadores del embarque y de recepción, al personal de almacén y a los supervisores de los diferentes turnos, es decir. Aquellas personas que realmente trabajan en el almacén, también entrevistarán a los gerentes más importante.

Realización de Entrevista

 

La habilidad del entrevistador es vital para el éxito en la búsqueda de hecho por medio de la entrevista. Las buenas entrevista depende del conocimiento del analista tanto de la preparación del objetivo de una entrevista específica como de las preguntas por realizar  a una persona determinada.
            El tacto, la imparcialidad e incluso la vestimenta apropiada ayudan a asegurar una entrevista exitosa. La falta de estos factores puede reducir cualquier oportunidad de éxito. Por ejemplo, analista que trabaja en la aplicación enfocada a la reducción de errores (captado por la gerencia de alto nivel) probablemente no tendría éxito si llegara a una oficina de gerencia de nivel medio con la presentación equivocada, ejemplo “Estamos aquí para resolver su problema”.

            A través de la entrevista, los analistas deben preguntarse a sí mismo las siguientes preguntas:
-          ¿Qué es lo que me está diciendo la persona?
-          ¿Por qué me lo está diciendo a mí ?
-          ¿Qué está olvidando?
-          ¿Qué espera está persona que haga yo?


Entrevista estructurada
Entrevista no estructurada

VENTAJAS

-Asegura la elaboración uniforme de las preguntas para todos los que van a responder.
-Fácil de administrar y evaluar.
-Evaluación más objetiva tanto de quienes responden como de las respuestas a las preguntas.
-Se necesita un limitado entrenamiento del entrevistador.
-Resulta en entrevistas más pequeñas.

-El entrevistador tiene mayor flexibilidad al realizar las preguntas adecuadas a quien responde.
-El entrevistador puede explotar áreas que surgen espontáneamente durante la entrevista.
-Puede producir información sobre área que se minimizaron o en las que no se pensó que fueran importantes.

DESVENTAJAs

-Alto costo de preparación.
-Los que responden pueden no aceptar un alto nivel en la estructura y carácter mecánico de las preguntas.
-Un alto nivel en la estructura puede no ser adecuado para todas las situaciones.
-El alto nivel en las estructuras reduce responder en forma espontánea, así como la habilidad del entrevistador para continuar con comentarios hacia el  entrevistado.
   
-Puede utilizarse negativamente el tiempo, tanto de quien responde como del entrevistador.
-Los entrevistadores pueden introducir sus sesgos en las preguntas o al informar de los resultados.
-Puede recopilarse información extraña
-El análisis y la interpretación de los resultados pueden ser largos.
-Toma tiempo extra recabar los hechos esenciales. 


En entradas anteriores, pudimos  conocer la empresa Comercial Raíz Ltda., “CoRaíz”, y la técnica de cómo levantaremos la información dentro la misma.

En esta publicación damos a conocer el porque se escogió dicha técnica de para aplicar en esta compañía y las preguntas que se realizaran con el fin de obtener la información necesaria, para el diseño del plan de capacitación y las recomendaciones respectivas.

IMPORTANCIA DE LA CAPACITACION EN LA EMPRESA “CoRaíZ” LTDA

La importancia que se de a la capacitación parte desde la estructura de la misma y son los gerentes y  directivos los primeros encargados y responsables de que una herramienta de desarrollo y de vital importancia por sus múltiples beneficios, como  es la capacitación se implemente de la manera mas adecuada dentro de cualquier compañía.

¿PORQUE LA ENTREVISTA?.

La entrevista es un medio de recabar e intercambiar información, cara a cara, nos permite obtener datos sobre las necesidades de una organización y adentrarnos en la búsqueda de soluciones con el apoyo de la persona a quien estamos entrevistando, que en este caso y de acuerdo a la estructuración previa que  hemos dado a esta , será realizada a la parte administrativa.

Consideramos de vital importancia, iniciar la busqueda de información entrevistando al Gerente, Administrador general o jefe del departamento de Gestion Humana, con el fin de detectar  si existe en la empresa un programa de capacitación estructurado, implementado, cuantos y cuales son los métodos utilizados, medios, infraestructura y recursos disponibles.

ENTREVISTA.

LUGAR: (OFICINAS DE CoRaiz)
FECHA Y HORA (22 DE SEPTIEMBRE DE 2010)
ENTREVISTADO: ADMINISTRADOR GENERAL
ENTREVISTADOR: APRENDIZ GESTIÓN HUMANA DIANA BERNAL

1.     Generalidades de la organización.
2.     ¿Cuenta la organización con una planeación estratégica estructurada?
3.     ¿Están definidas las funciones en la empresa?
4.     ¿Existe un programa de capacitación estructurado, definido e implementado?
5.     ¿Cuenta la empresa con un presupuesto de inversión en Capacitación?
6.     ¿Cree usted que la capacitación es un tema importante para la compañía, ty porque?
7.     ¿Cuáles temas considera de mayor prioridad para el desarrollo del personal e incremento de las utilidades de la empresa?
8.     ¿La empresa está dispuesta a invertir tiempo y recursos para el desarrollo de un programa de capacitación?.

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