ACTUTALIZACION DE INFORMACION Y ADMINISTRACION DOCUMENTOS (IMPORTANCIA -RECOMENDACIONES-ENSAYO)

ACTUALIZACION DE INFORMACION Y ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS.

El procedimiento  de actualización y  manejo de documentos  es un tema  que cobra gran importancia en las empresas porque  busca garantizar la disponibilidad de estos documentos  de una  forma  más rápida, eficiente y segura para las empresas.

El mundo empresarial actual se enfrenta  al desafío que implica manejar  de manera eficiente y metódica inmensos  volúmenes de información, estos procedimientos  sobre la actualización, el control y el manejo de la información se agrupaba  en archivos centrales  en las empresas, aun que no  han dejado de existir,  pero como la tecnología avanza cada día más  busca que todo ese manejo de documentos  archivos e  información de alta importancia sea  conservado de forma digital ofreciendo a los empleados  que estén autorizados tener el acceso a reportes, contratos  cuentas , facturas o cualquier tipo de información de una manera simple y segura.

Los beneficios que se  obtienen con esto es  la consolidación de toda la información disponible en un único lugar,  que ofrezca seguridad,  facilidad de  búsqueda y acceso a esta información, disponible de acuerdo a las necesidades de cada persona, reducción en el tiempo para la toma de decisiones  y sobre todo el buen manejo de la administración de  listados, impresión, ordenamiento consulta y la clasificación del manejo de datos; Lo que técnicamente estaría trayendo como resultados la eficiencia y eficacia en muchos procesos, revertidas en productividad y utilidades para le empresa.

    

PODRIAMOS CITAR LOS SIGUIENTES BENEFICIOS.

• Disponer de la información necesaria en el momento oportuno.
• Colocar a disposición de todos los miembros de la empresa recursos de información generados dentro de la propia empresa, necesarios para el desarrollo de las tareas cotidianas
• Integrar y administrar la información interna y externa como un todo para facilitar la toma de decisiones más eficientes
• Crear una estructura organizativa que garantice y facilite la comunicación entre sus miembros
• Desarrollar una cultura empresarial de coordinación entre los individuos en la empresa.
• Reducir los costos de la administración de documentos.
• Mejorar la respuesta a los clientes, suministradores, distribuidores y a quienes financian la empresa.

·         Generar productos más innovadores y menos costosos, a partir del aprovechamiento de las experiencias y de la información que reducirá el trabajo

EN COMERCIAL RAIZ LIMITADA.

En búsqueda de la certificación de la calidad en gestión, en la empresa se han venido implementando una serie de técnicas, métodos y políticas en cuanto a los procesos de administración documental y actualización de información

Podríamos citar

Creación de un archivo central: diseño con buenas condiciones de luz y ventilación, el cual hace de receptor de toda la documentación que ingresa a la empresa, por las diferentes vías, como son correo certificados, correos electrónicos, fax entre otros, desde allí se clasifica y se dispone de manera organizada según su área de intervención, no sin antes hacerle una copia digital a los que así lo requieren (físicos).

v     Este archivo contiene un área de gestión, donde se ubica la documentación actualizada y vigente, la cual se utiliza con frecuencia en diferentes procesos.

v     Área de Archivo muerto: en la cual reposan documentos que según la clasificación en las tablas de retención han perdido su vigencia y aun no pueden ser destruidos

v     Existe un sistema llamado intranet, conformado por unos dispositivos que se interconectan entre si al servidor de la compañía y los procesadores de cada equipo, lo cual permite que la información este almacenada en un lugar seguro y con acceso a cada área de acuerdo a su necesidad, con la ventaja de que no esta reduciendo el tiempo de velocidad para el trabajo de los equipos y con la confianza que da el poder restringir la información según necesidades de uso

Otra de las ventajas de este sistema es la transmisión de mensajes internos entre compañeros de trabajos, incluso de diferentes áreas.

El trabajo en equipo, (Works group) dentro de un mismo sistema y muchos que convierten a esta herramienta en una necesidad futura para todas las organizaciones.

EN CUANTO A LA ACTUALIZACION DE LOS DOCUMENTOS

 Se tienen establecidos los siguientes parámetros y políticas

v  Que se haga uso de los formatos de  control y modificación de documentos, en los cuales quede consignado el cambio.

v  Que exista previa autorización de modificación, por el área directamente responsable

v  Todo documento y registro se someterá a codificación para su control

v  Los documentos sin vigencia deberán marcarse y controlarse como obsoletos

v  Se controlara el préstamo y retiro de documentos por medio de los controles de registro y distribución.



RECOMENDACIONES.

Primero que todo seria importante destacar la labor que viene realizando la empresa para su proceso de certificación, y mejora continúa, este es un proceso que requiere de constancia y dedicación, además de inversión en tiempo y dinero, pero que traerá como recompensa la mejora en cada proceso.

Podríamos sugerir a la empresa que como en todo proceso nuevo se implementen medidas de:

v     Sensibilización en el cambio

v     Capacitación para el manejo de las nuevas metodologías.

v     Delegación de responsabilidades y autoridades frente al manejo y modificación  de la información.

v     creación de contraseñas para acceso restringido a determinada información.

v     copias de seguridad, con el fin de garantizar el mantenimiento de la información en caso de sufrir alguna emergencia informática.

   
 ENSAYO...

“EL MANEJO DE DOCUMENTACION E INFORMACION EN LA

 GESTION HUMANA “

Si tenemos en cuenta que el departamento de gestión humana de cualquier compañía, necesita para su información y desarrollo de las actividades, de gran cantidad  de papeles y registros, entenderemos la importancia de implementar dentro de este un sistema de gestión documental que incluya una red de transmisión  de  datos altamente efectiva, que nos permita  dar el uso adecuado, la difusión correcta y la disposición oportuna a esta información.

Múltiples son las necesidades de distribuir manuales, informar políticas, procedimientos o simplemente responder a requerimientos de los empleados como solicitudes de créditos, vacaciones o formatos a diligenciar para cierta actividad y es en este momento precisamente donde las redes de transmisión juegan un papel importante, pues son una herramienta  que permite enviar y recibir documentos de un equipo a otro de forma ágil y rápida, por medio de una red local o  red interna, ya sea de una  oficina a otra dentro de la misma compañía, a sucursales de la empresa que no se encuentran en la misma área, o incluso a centros de negocios que se encuentren en otras ciudades sin tener que dirigirnos personalmente, disminuyendo con esto tiempo y costos, de igual manera por medio de las redes externas permitimos a nuestros clientes interactuar con nuestra compañía, conocerla y acceder a nuestros productos, informarse sobre ofertas y vacantes laborales disponibles,  y a nosotros recibir hojas de vida de futuros candidatos, documentos requeridos para procesos de selección, lo que se ve traducido en la simplificación de una cantidad de trámites que con los métodos tradicionales se hacían engorrosos y que a  poco a poco se están quedando obsoletos.

El manejo y transmisión de información es un tema de gran competencia para los jefes de gestión humana, por esto es fundamental el estudio, manejo y control la información que va a transmitir, ya que debe tener en cuenta la existencia de  estándares de privacidad como aquellos contemplados en la ley del habeas data la cual dice textualmente “se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de empresas”.  Ó sea que no podemos dar todo tipo de información a cualquier persona.

Como conclusión es importante tener en cuenta que el jefe de gestión humana de cualquier organización debe tener unas competencias mínimas, que le permitan cumplir  con un proceso de manejo y distribución de la información, como son la Comunicación efectiva o habilidad para trasmitir mensajes consistentes entre lo que se dice, piensa y siente;  Asertividad para brindar retroalimentación, preocupado por actualizar y renovar el conocimiento no solo personal, también de la empresa en general y sus colaboradores, conocedor del manejo  adecuado de los  sistemas de información que lo lleven a hacer buen uso de todos aquellos registros y documentos a los que tiene acceso.