ACTIVIDAD Nº 5 --- GESTION DOCUMENTAL.

ANALISIS Y GESTION DOCUMENTAL

1.   ¿Cuales son los indicadores de que una empresa necesita un sistema de gestión documental?

2.  ¿Hay empresas que no necesitan gestión documental?

3.  ¿En sus palabras¿ cuales son exactamente las ventajas de la gestión documental?¿ y los inconvenientes si los  hay ?

4.  ¿Realice un diagrama mental donde logremos agrupar los aspectos más importantes de la presentación de una forma que  genere mayor recordación del tema?

5.   ¿En que consiste la estrategia de retención?

6.  ¿Consultar el esquema de Donald Kirkpatrick para la evolución de acciones de capacitación y realizar un ensayo donde se incluyan apreciaciones personales acerca de  los planteamientos presentados en el modelo?

SOLUCION

1.  El primer indicador de que una compañía necesita implementar un sistema de gestión documental lo arroja la complejidad de la misma, ya que de su estructura dependen en gran parte sus actividades, el manejo de información, documentos y registros.
      
       · El aumento en la cantidad y tamaño de los documentos represados en los escritori

de la compañía, dificultando e imposibilitándonos acercarnos a estos.

·    cuando el  acceso a determinada información o documentación importante y  

requerida en un momento determinado no es posibles, debido a la falta de ubicación  

especifico y un orden establecido donde se pueda  hallar dicha información de forma

ágil, completa y sobretodo oportuna.

2.  Si observamos y tenemos en cuenta los múltiples beneficios que obtiene una compañía que implementa un sistema de gestión documental, podríamos deducir que solo aquellas empresas en las cuales  ya se ha establecido un método de organización documental por ejemplo organizaciones que cuentan con archivos de información digitalizada, o en su defecto aquellas organizaciones pequeñas de estructuras simples, que cuentan  con  poco personal y el flujo de archivo no sea tan extenso, serian las únicas empresas en las que  no amerite la implementación de este sistema

3.     LAS VENTAJAS :
·  Se lograra organización, disminución de espacios requeridos para almacenaje de documentos.
·  La información de la compañía estará centralizada  y por ende su consulta será más ágil, lo que mejorara muchos procesos.
·  Se lograra un mejor  control y por ende mayor seguridad en cuanto al acceso y manejo de la información por medio de contraseñas de seguridad, lo que permitirá que  personas ajenas a la organización o trabajadores no autorizados  puedan hacer uso de la misma.
·  Mejor conservación de documentos, traducido en larga vida útil.
· Tener copias de seguridad que garanticen respuesta oportuna en casos de contingencias informática y/o físicas
·   Una de las mayores ventajas de un sistema documental es que  permite clasificar, organizar, y desechar información innecesaria, lo cual garantiza agilidad en la búsqueda y consulta de documentos que traerán consigo eficiencia en los procesos, atención oportuna a clientes, satisfacción de los colaboradores y reducción de costos.

LAS DESVENTAJAS:

· Cualquier proceso de cambio dentro de una organización requiere sensibilización y capacitación para lograr la adaptación de los empleados al mismo y esto implica inversión en tiempo y dinero

·  Introducción de la información es decir transcribir, digitalizar y centralizar toda la información la cual es muy extensa a un medio informático.

·  Compra de software

 4. DIAGRAMA MENTAL.

5. QUE ES LA RETENCION DOCUMENTAL.

La estrategia de retención documental es una herramienta que consiste en el diseño de las tablas, las cuales permiten clasificar la información y definir el ciclo de vida y uso que tendrán los documentos desde el momento de su producción o llegada a la organización hasta su destrucción o conservación en archivo histórico y que además de esto nos sirven de guía para trasladar documentos de  un archivo a otro según su utilidad, manteniendo su integridad y estabilidad.

6. ENSAYO.

UNA MIRADA A LA EVALUACION DE LA CAPACITACION.

La capacitación es una herramienta de vital importancia para la gestión humana, ya que con su desarrollo e implementación se proporcionan a los empleados de una compañía, oportunidades de desarrollar nuevas habilidades, conocimientos y potencializar aquellas actitudes con que ya se cuenta, de modo que se logre un múltiple beneficio para la empresa pues contara con personal motivado y productivo.

Estos programas de capacitación que en su  mayoría de veces van asociados a un cambio organizacional, son una inversión que deciden hacer las empresas en búsqueda de resultados positivos en sus procesos. Pero ¿como sabe una compañía si estas capacitaciones  son verdaderamente  efectivas?, o si están siendo utilizadas correctamente en la empresa, estas preguntas son claves en la medición de los resultados mas no son suficientes para establecer una teoría de que tan eficientes o no resultan ser; de aquí que  para  lograr la construcción de un sistema de evaluación que nos permita identificar los resultados es necesario partir de un  diagnostico  donde se identifique  de donde surgieron los programas de capacitación, a que necesidades esta enfocado su desarrollo, que objetivos pretende , y esto es posible con la aplicación del método de “Donal Kirkpatrick”, el cual nos expresa 4 niveles de calificación,  que nos pueden dar unas buenas ayudas de recolección de información, en el momento que necesitemos saber cual fue la aplicación y resultados que arrojaron la capacitación.

Estos criterios son: LA REACCIÓN, la cual nos permite identificar el grado de satisfacción con la metodología, las herramientas, los espacios y todas aquellas condiciones dadas al impartir la capacitación además de evaluar si es necesario un mejoramiento y retroalimentación de la misma, en segundo lugar tenemos el  criterio de APRENDIZAJE en este podemos evaluar por medio de pruebas, entrevistas y debates cuales fueron los conocimientos desarrollados  en  nuestros colaboradores.

Los siguientes pasos son el nivel  de COMPORTAMIENTO; el cual permite observar la capacidad de aplicación de los conocimientos tienen los empleados en sus respectivas aéreas de trabajo, después de un tiempo determinado, y de acuerdo a esto medir que tan efectiva fue la capacitación y si necesita cambios cuales serian. y por ultimo viene el nivel de RESULTADOS, el cual por medio de indicadores económicos y de calidad nos permitirá determinar el grado de satisfacción de nuestros clientes.

En conclusión, la capacitación es un aspecto fundamental en la gestión humana, y por tanto es importante que todos los niveles de una compañía  centren su atención en el desarrollo e implementación de este proceso, pero sobretodo se involucren en el  para evaluarlo de forma constate, de modo que puedan determinar su grado de eficacia y aporte en las necesidades que tiene la compañía de responder a las condiciones de un entorno cambiante y exigente.

ACTUTALIZACION DE INFORMACION Y ADMINISTRACION DOCUMENTOS (IMPORTANCIA -RECOMENDACIONES-ENSAYO)

ACTUALIZACION DE INFORMACION Y ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS.

El procedimiento  de actualización y  manejo de documentos  es un tema  que cobra gran importancia en las empresas porque  busca garantizar la disponibilidad de estos documentos  de una  forma  más rápida, eficiente y segura para las empresas.

El mundo empresarial actual se enfrenta  al desafío que implica manejar  de manera eficiente y metódica inmensos  volúmenes de información, estos procedimientos  sobre la actualización, el control y el manejo de la información se agrupaba  en archivos centrales  en las empresas, aun que no  han dejado de existir,  pero como la tecnología avanza cada día más  busca que todo ese manejo de documentos  archivos e  información de alta importancia sea  conservado de forma digital ofreciendo a los empleados  que estén autorizados tener el acceso a reportes, contratos  cuentas , facturas o cualquier tipo de información de una manera simple y segura.

Los beneficios que se  obtienen con esto es  la consolidación de toda la información disponible en un único lugar,  que ofrezca seguridad,  facilidad de  búsqueda y acceso a esta información, disponible de acuerdo a las necesidades de cada persona, reducción en el tiempo para la toma de decisiones  y sobre todo el buen manejo de la administración de  listados, impresión, ordenamiento consulta y la clasificación del manejo de datos; Lo que técnicamente estaría trayendo como resultados la eficiencia y eficacia en muchos procesos, revertidas en productividad y utilidades para le empresa.

    

PODRIAMOS CITAR LOS SIGUIENTES BENEFICIOS.

• Disponer de la información necesaria en el momento oportuno.
• Colocar a disposición de todos los miembros de la empresa recursos de información generados dentro de la propia empresa, necesarios para el desarrollo de las tareas cotidianas
• Integrar y administrar la información interna y externa como un todo para facilitar la toma de decisiones más eficientes
• Crear una estructura organizativa que garantice y facilite la comunicación entre sus miembros
• Desarrollar una cultura empresarial de coordinación entre los individuos en la empresa.
• Reducir los costos de la administración de documentos.
• Mejorar la respuesta a los clientes, suministradores, distribuidores y a quienes financian la empresa.

·         Generar productos más innovadores y menos costosos, a partir del aprovechamiento de las experiencias y de la información que reducirá el trabajo

EN COMERCIAL RAIZ LIMITADA.

En búsqueda de la certificación de la calidad en gestión, en la empresa se han venido implementando una serie de técnicas, métodos y políticas en cuanto a los procesos de administración documental y actualización de información

Podríamos citar

Creación de un archivo central: diseño con buenas condiciones de luz y ventilación, el cual hace de receptor de toda la documentación que ingresa a la empresa, por las diferentes vías, como son correo certificados, correos electrónicos, fax entre otros, desde allí se clasifica y se dispone de manera organizada según su área de intervención, no sin antes hacerle una copia digital a los que así lo requieren (físicos).

v     Este archivo contiene un área de gestión, donde se ubica la documentación actualizada y vigente, la cual se utiliza con frecuencia en diferentes procesos.

v     Área de Archivo muerto: en la cual reposan documentos que según la clasificación en las tablas de retención han perdido su vigencia y aun no pueden ser destruidos

v     Existe un sistema llamado intranet, conformado por unos dispositivos que se interconectan entre si al servidor de la compañía y los procesadores de cada equipo, lo cual permite que la información este almacenada en un lugar seguro y con acceso a cada área de acuerdo a su necesidad, con la ventaja de que no esta reduciendo el tiempo de velocidad para el trabajo de los equipos y con la confianza que da el poder restringir la información según necesidades de uso

Otra de las ventajas de este sistema es la transmisión de mensajes internos entre compañeros de trabajos, incluso de diferentes áreas.

El trabajo en equipo, (Works group) dentro de un mismo sistema y muchos que convierten a esta herramienta en una necesidad futura para todas las organizaciones.

EN CUANTO A LA ACTUALIZACION DE LOS DOCUMENTOS

 Se tienen establecidos los siguientes parámetros y políticas

v  Que se haga uso de los formatos de  control y modificación de documentos, en los cuales quede consignado el cambio.

v  Que exista previa autorización de modificación, por el área directamente responsable

v  Todo documento y registro se someterá a codificación para su control

v  Los documentos sin vigencia deberán marcarse y controlarse como obsoletos

v  Se controlara el préstamo y retiro de documentos por medio de los controles de registro y distribución.



RECOMENDACIONES.

Primero que todo seria importante destacar la labor que viene realizando la empresa para su proceso de certificación, y mejora continúa, este es un proceso que requiere de constancia y dedicación, además de inversión en tiempo y dinero, pero que traerá como recompensa la mejora en cada proceso.

Podríamos sugerir a la empresa que como en todo proceso nuevo se implementen medidas de:

v     Sensibilización en el cambio

v     Capacitación para el manejo de las nuevas metodologías.

v     Delegación de responsabilidades y autoridades frente al manejo y modificación  de la información.

v     creación de contraseñas para acceso restringido a determinada información.

v     copias de seguridad, con el fin de garantizar el mantenimiento de la información en caso de sufrir alguna emergencia informática.

   
 ENSAYO...

“EL MANEJO DE DOCUMENTACION E INFORMACION EN LA

 GESTION HUMANA “

Si tenemos en cuenta que el departamento de gestión humana de cualquier compañía, necesita para su información y desarrollo de las actividades, de gran cantidad  de papeles y registros, entenderemos la importancia de implementar dentro de este un sistema de gestión documental que incluya una red de transmisión  de  datos altamente efectiva, que nos permita  dar el uso adecuado, la difusión correcta y la disposición oportuna a esta información.

Múltiples son las necesidades de distribuir manuales, informar políticas, procedimientos o simplemente responder a requerimientos de los empleados como solicitudes de créditos, vacaciones o formatos a diligenciar para cierta actividad y es en este momento precisamente donde las redes de transmisión juegan un papel importante, pues son una herramienta  que permite enviar y recibir documentos de un equipo a otro de forma ágil y rápida, por medio de una red local o  red interna, ya sea de una  oficina a otra dentro de la misma compañía, a sucursales de la empresa que no se encuentran en la misma área, o incluso a centros de negocios que se encuentren en otras ciudades sin tener que dirigirnos personalmente, disminuyendo con esto tiempo y costos, de igual manera por medio de las redes externas permitimos a nuestros clientes interactuar con nuestra compañía, conocerla y acceder a nuestros productos, informarse sobre ofertas y vacantes laborales disponibles,  y a nosotros recibir hojas de vida de futuros candidatos, documentos requeridos para procesos de selección, lo que se ve traducido en la simplificación de una cantidad de trámites que con los métodos tradicionales se hacían engorrosos y que a  poco a poco se están quedando obsoletos.

El manejo y transmisión de información es un tema de gran competencia para los jefes de gestión humana, por esto es fundamental el estudio, manejo y control la información que va a transmitir, ya que debe tener en cuenta la existencia de  estándares de privacidad como aquellos contemplados en la ley del habeas data la cual dice textualmente “se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de empresas”.  Ó sea que no podemos dar todo tipo de información a cualquier persona.

Como conclusión es importante tener en cuenta que el jefe de gestión humana de cualquier organización debe tener unas competencias mínimas, que le permitan cumplir  con un proceso de manejo y distribución de la información, como son la Comunicación efectiva o habilidad para trasmitir mensajes consistentes entre lo que se dice, piensa y siente;  Asertividad para brindar retroalimentación, preocupado por actualizar y renovar el conocimiento no solo personal, también de la empresa en general y sus colaboradores, conocedor del manejo  adecuado de los  sistemas de información que lo lleven a hacer buen uso de todos aquellos registros y documentos a los que tiene acceso.                                         

     

APARTES REVISTA-- GENTE CON TALENTO

EDITORIAL

V

Ivimos una era de cambios acelerados y de exigencia competitiva, las organizaciones, sea cual sea la actividad a la que se dedican, deben adoptar la capacitación de su talento humano como una respuesta a sus  necesidades de  lograr desarrollo

Para las empresas u organizaciones, la capacitación del     talento humano debe ser de vital importancia porque contribuye al desarrollo personal y profesional de los individuos a la vez que trae consigo múltiples beneficios para la empresa, evitando la obsolencia, la cual constituye una de las razones por la cual, las compañías, se preocupan por capacitar a sus colaboradores,  y actualizar sus conocimientos con las nuevas técnicas y métodos de trabajo que garantizan eficiencia Y eficacia en las actividades

Estos aspectos, además de constituir dos fuerzas internas de gran importancia para que una empresa alcance elevados niveles de competitividad, son parte fundamental de los principios en que se basan los nuevos enfoques administrativos y gerenciales.

Si observamos; la esencia de una fuerza laboral motivada esta en la calidad del trato que reciben sus empleados, en sus relaciones individuales con ejecutivos o funcionarios, en la confianza, el respeto y consideración que sus jefes ofrezcan diariamente, no obstante nos encontramos que en muchas organizaciones de nuestro país, ni la capacitación, ni la motivación, ni el trabajo en equipo tienen el nivel de relevancia que deberían,  perdiéndose así de aprovechar significativos aportes de sus empleados y por consiguiente  de obtener mayores ganancias y posiciones más competitivas en el mercado.

1. GENTE: ¿Cuenta la organización con una planeación estratégica estructurada?

 ANDRÉS JARAMILLO: Como sucede en cualquier compañía, la empresa CoRaíz desde su origen ha buscado el desarrollo y logro de sus objetivos, para esto ha implementado toda una plataforma estratégica y una imagen corporativa, que le ha permitido su direccionamiento y establecimiento de metas futuras.

2. GENTE: ¿Existe un programa de capacitación estructurado, definido e implementado  en la compañía? A.J.: “CoRaíz”, es una empresa que día a día busca la mejora en sus procesos, y tiene presente que su capital humano es un elemento fundamental para el logro de sus metas, por lo tanto trabaja de la mano de los Aprendices de Gestión humana, SENA, en la implementación de sus programas de capacitación y desarrollo, los cuales esperamos sean implementados totalmente a partir de Enero de 2011.         

3. GENTE: ¿Cuenta la empresa con un presupuesto de inversión en  Capacitación ya definido?

 A.J.: Se tiene provista una inversión del 3% del total de la facturación anual, que será invertido en programas de capacitación y desarrollo, además de esto, la empresa cuenta con personal profesional y técnico, que servirán de soporte, como también con una infraestructura y equipos adecuados, los cuales son puestos a disposición del departamento de Gestión Humana.

4. GENTE: ¿Cree usted que la capacitación es un tema importante para la compañía, y porque?

A.J.: el tema capacitación es totalmente relevante, y debe serlo no solo en nuestra compañía, ya que  a la medida que como compañía invertimos en capacitación  y desarrollo del factor  humano, estamos generando múltiples beneficios que tarde o temprano se convertirán en utilidades para la empresa, para nadie es un secreto que un empleado satisfecho es la mejor publicidad, en la que podemos invertir.

“CARTA DE GENTE CON TALENTO A COMERCIAL

 RAIZ LTDA”

Señores COMERCIAL RAIZ LTDA,     es muy gratificante para nosotros como futuros Gestores del talento humano en las empresas, saber que en nuestro país, existen compañías como ustedes dispuestas a dar a la capacitación y desarrollo de sus colaboradores, la atención e importancia requerida, y que a además de esto vean en esta una herramienta en l cual se invierte  y no un gasto irrecuperable.

Aunque son ustedes una empresa joven, cuentan con la solidez suficiente para el logro de cada uno de sus objetivos y ese propósito de mejora continua,  en el camino a la calidad total, pues han dado un gran paso con la estructuración clara de su plataforma estratégica y su identidad corporativa, es por esto que adema de FELICITARLOS, por su disposición, queremos dejarle nuestras recomendaciones que consideramos importantes en la implementación de los programas de capacitación.

         RECOMENDACIONES

1. en cualquier proceso que implique cambio es indispensable la sensibilización de los actores e implicados en el mismo.
2. Establecer una excelente relación  y comunicación entre todos lo miembros de la compañía, contribuirá en el logro de un clima laboral optimo y con este una calidad de vida para sus colaboradores.
3. crear conciencia, identidad institucional, sentido de pertenecía y hacer ver a sus empleados que juegan un papel importante, no solo como productores, sino como colaboradores y parte clave de los procesos, eleva el optimismo y la confianza en cada uno de ellos, lo que lograra un nivel de rendimiento y productividad, talvez inesperado.
4. la clave es empezar y el momento es ahora, el desarrollo personal y el éxito empresarial esta en el empeño por ser mejores cada día.

TECNICAS DE TRABAJO EN EQUIPO.

EL TRABAJO EN EQUIPO.

Toda organización es fundamentalmente un equipo constituido por sus miembros. Desde el nacimiento de ésta, el acuerdo básico que establecen sus integrantes es el de trabajar en conjunto; o sea, el de formar un equipo de trabajo.
De aquí surgen dos conceptos importantes de aclarar: equipo de trabajo y trabajo en equipo. 

El equipo de trabajo es el conjunto de personas asignadas o auto asignadas, de acuerdo a habilidades y competencias específicas, para cumplir una determinada meta bajo la conducción de un coordinador

“El trabajo en equipo se refiere a la serie de estrategias, procedimientos y metodologías que utiliza un grupo humano para lograr las metas propuestas”

Existen distintos aspectos necesarios para un adecuado trabajo en equipo, entre ellos podemos mencionar:

v     Liderazgo efectivo, es decir, contar con un proceso de creación de una visión del futuro que tenga en cuenta los intereses de los integrantes de la organización, desarrollando una estrategia racional para acercarse a dicha visión, consiguiendo el apoyo de los centros fundamentales del poder para lograr lo anterior e incentivando a las personas cuyos actos son esenciales para poner en práctica la estrategia. 

v     Promover canales de comunicación, tanto formales como informales, eliminando al mismo tiempo las barreras comunicacionales y fomentando además una adecuada retroalimentación. 

v     Existencia de un ambiente de trabajo armónico, permitiendo y promoviendo la participación de los integrantes de los equipos, donde se aproveche el desacuerdo para buscar una mejora en el desempeño.

LAS TÉCNICAS SON: 

v     Los procedimientos para luego de identificado el problema, buscar las soluciones, optimizar la mejor de estas y decidir cual es la mas adecuada.

v     Caminos que orientan al equipo sobre cómo debe trabajar, y que le indican la ruta a seguir, pues facilitan la consecución de los objetivos a lograr.

v     Las maneras, procedimientos o medios sistematizados de organizar y desarrollar las actividades del equipo.

v     Los medios o los métodos empleados en situaciones grupales, buscando la interacción de todos los miembros de un equipo a fin de lograr los objetivos propuestos. 

 

DESCRIPCIÓN DE LAS PRINCIPALES TÉCNICAS.

 

TÉCNICAS EXPLICATIVAS

Se distinguen porque el conductor o algunos especialistas son quiene exponen el tema o asunto a tratar. La intervención del individuo es mínima.

TÉCNICA INTERROGATIVA O DE PREGUNTAS.

En esta técnica se establece un diálogo conductor-equipo aprovechando el intercambio de preguntas y respuestas que se formulan dentro de la sesión. Dentro del interrogatorio existen dos tipos de preguntas:

Informativos o de memoria, Reflexivos o de raciocinio, éstas pueden ser analíticas, sintéticas, introductivas, deductivas, selectivas, clasificadoras, valorativas, críticas y explicativas.
OBJETIVOS

Establecer comunicación en tres sentidos (Conductor - Equipo; Equip

Conductor y  Dentro del Equipo).O

Conocer las experiencias de los individuos y explorar sus conocimientos.
Intercambiar opiniones con el equipo.

Detectar la comprensión que se va teniendo sobre el tema.
Evaluar el logro de los objetivos.

VENTAJAS 

Atrae mucho la atención de los individuos y estimula el raciocinio
haciéndoles comparar, relacionar, juzgar y apreciar críticamente las
respuestas.

Sirve de diagnóstico para saber el conocimiento individual sobre un tema
nuevo.

Permite ir evaluando si los objetivos se van cumpliendo.

Propicia una relación conductor-equipo más estrecha.
Permite al conductor conocer más a su equipo. 

 

  DESVENTAJAS 
Cuando el interrogante se convierte en un medio para calificar.


RECOMENDACIONES.

Prepare las preguntas antes de iniciar la sesión, no las improvise.

Formule preguntas que no sean tan fáciles ni tan difíciles como para 

que ocasionen desaliento o pérdida de interés.

Las preguntas deben de incitar a pensar, evite las que puedan se
contestadas con un SI o con un NO.

Utilice los refuerzos positivos.
Corrija inmediatamente las respuestas erróneas. 

 MESA REDONDA.

Se necesita un grupo seleccionado de personas (de 3 a 6), un moderador y un auditorio. Puede haber también un secretario, que tendrá la función de dar un reporte por escrito de la discusión y lo más importante sobre las conclusiones a las que se llegó. El grupo, el moderador y el auditorio tendrán que haber investigado antes sobre el tema que se va a discutir. Los que habrán estudiado más a fondo serán los miembros del grupo seleccionado. El moderador tendrá como labor dirigir la polémica e impedir que los miembros se salgan del tema. Este se debe reunir previamente con los integrantes de la mesa redonda para coordinar

OBJETIVOS

v     Que el individuo aprenda a expresar sus propias ideas.

v     Que el individuo aprenda a defender su punto de vista.

v     Inducir a que el individuo investigue.

el programa, dividir el problema general en partes adecuadas para su exposición asignándole a cada uno un tiempo determinado y preparar el plan de trabajo. La forma de discusión es de tipo conversación (no se permiten los discursos).

La atmósfera puede ser formal o informal. No puede haber control completo por el moderador, dado que los miembros de la mesa pueden ignorar las preguntas e instrucciones.

Se pueden exponer y enfocar diferentes puntos de vista, diferentes hechos diferentes actitudes sobre un tema, asuntos de actualidad y asuntos controvertidos. 

VENTAJAS.

Enseña a las personas a discutir, escuchar argumentos de otros,
reflexionar acerca de lo dicho y aceptar opiniones ajenas.

Enseña a los conducidos a defender sus propias opiniones con
argumentos adecuados y con una exposición lógica y coherente

Es un intercambio de impresiones y de críticas. Los resultados de la
discusión son generalmente positivos.

Es un excelente método para desarrollar sentimiento de equipo, actitud
de cortesía y espíritu de reflexión.

Permite al conductor observar en sus conducidos participación
pensamiento y valores.

Permite recolectar gran cantidad de información, ideas y conocimientos.
Estimula el trabajo en equipo. 

DESVENTAJAS 

Como los resultados no son inmediatos, dan la sensación de que es un

pérdida de tiempo y que se fomenta la indisciplina. 

Exige mucho tiempo para ser llevada a cabo. 

Requiere un muy buen dominio del equipo por el conductor. 

Si no es bien llevada por el moderador, puede ser dispersiva, todos hablan y

discuten a la vez y ninguno se escucha. 

Sólo sirve para pequeños equipos. 

Es aplicable sólo cuando los miembros del equipo tengan conocimientos

previos acerca del tema.

RECOMENDACIONES

Se deben de tratar asuntos de actualidad.

Se les debe de dar la bibliografía sobre el tema.Se debe llevar a cabo cuando

se compruebe que las personas estén bien preparadas. 

SEMINARIO.



OBJETIVOS 

Al análisis de los hechos.

A la reflexión de los problemas antes de exponerlos.

Al pensamiento original.

A la exposición de trabajos hechos con órdenes, exactitud y honestidad. 

DESCRIPCIÓN.

Generalmente en el desarrollo de un seminario se siguen varias formas de acuerdo a las necesidades y circunstancias de la enseñanza; sin embargo son tres las formas más comunes en el desarrollo de un seminario.

El conductor señala temas y fechas en que los temas serán tratados, señala la bibliografía a usar para seguir el seminario.

En cada sesión el conductor expone lo fundamental del tema y sus diversas problemáticas.

Los conducidos exponen los resultados de sus investigaciones y estudios sobre dicho tema, y se inicia la discusión.

Cuando alguna parte del tema no queda lo suficientemente aclarada, el conductor presentará su ayuda u orientará a nuevas investigaciones a presentar y discutir en una nueva reunión.

Se coordinarán las conclusiones a que lleguen los conducidos con la ayuda del conductor.

Para que el seminario resulte eficiente, tiene que contar con la preparación y el aporte en cada uno de los temas de cada uno de los conducidos.

El conductor divide y distribuye el tema entre los conducidos, ya sea en forma individual o en equipo, según lo prefiera el equipo; indica la bibliografía, da la norma de trabajo y fija las fechas de reuniones del seminario.

En cada fecha indicada se presenta, ya sea en forma individual o por un representante del equipo, la temática que fue investigada y estudiada, y se inicia la discusión acerca de ella.

El conductor actúa como moderador, y así van presentándose los diferentes equipos en que fue dividido el tema.

En este caso de seminarios más avanzados (generalmente profesionales) la unidad puede ser repartida entre especialistas, ya sea de la propia escuela o de otras entidades; es decir, esta tercera modalidad acepta la incorporación de otras personas, siempre que estén interesadas y preparadas para participar.

Cada especialista, en su sesión previamente fijada, presenta el tema, suscita duda, plantea problemas e inicia la discusión en que intervienen todos.

El mismo especialista actúa como moderador.
El resto del trabajo se efectúa de la misma forma en que los casos anteriores.

La técnica de seminario es más formativa que informativa pues capacita a sus miembros para la investigación y para el estudio independiente.

VENTAJAS 

Es muy útil para el estudio de situaciones o problemas donde no hay soluciones predeterminadas.
Favorece y desarrolla la capacidad de razonamiento.
Despierta el espíritu de investigación.

DESVENTAJAS.

Se aplica sólo a equipos pequeños.

RECOMENDACIONES.

Se recomienda su uso en preparatoria y profesional para fomentar el espíritu

de investigación. 

Se recomienda elegir muy bien a los expositor

      ESTUDIO DE CASOS.

Aplicar conocimientos teóricos de la disciplina estudiada en situaciones reales

Realizar tareas de fijación e integración del aprendizaje

Llevar a la vivencia de hechos.

Habituar y analizar soluciones bajo sus aspectos positivos y negativo

Enseñar al miembro a formar juicios de realidad y valor.

DESCRIPCIÓN 

Es el relato de un problema o un caso incluyendo detalles suficientes para facilitar a los equipos el análisis. El caso debe de ser algo que requiera diagnosis, prescripción y tratamiento adecuado. Puede presentarse por escrito, oralmente, en forma dramatizada, en proyección luminosa o una grabación. Los casos deben de ser reales, pero nada impide que se imaginen casos análogos a los reales.

VENTAJAS 
 

El caso se puede presentar en diferentes formas

Puede asignarse para estudio antes de discutirlo.

Da oportunidades iguales para que los miembros sugieran soluciones.

Crea una atmósfera propicia para intercambio de ideas

Se relaciona con problemas de la vida real. 

DESVENTAJAS 

Exige habilidad para redactar el problema.
El problema no puede tener el mismo significado para todos los miembros.
Si se quiere llegar hasta el fin, requiere mucho tiempo.

FORO. 

OBJETIVOS 

Permite la libre expresión de ideas de todos los miembros del equipo.
Propicia la integración, el espíritu crítico y participativo. 

DESCRIPCIÓN 

El foro se lleva casi siempre después de una actividad (película, teatro, simposio, etc.). El moderador inicia el foro explicando con precisión el tema o problema a tratar, señala las formalidades a las que habrán de ajustarse los participantes (brevedad, objetividad, etc.). Formula una pregunta concreta y estimulante referida al tema, elaborada de antemano e invita al auditorio a exponer sus opiniones.

 VENTAJAS.

Se propicia la participación de todos los miembros del equipo.

Se profundiza en el tema.
No requiere de materiales didácticos y planeación exhaustiva.
Son útiles para el estudio de situaciones donde no hay soluciones
predeterminadas.

Desarrolla la capacidad de razonamiento. 

Desventajas 

 No es útil cuando el equipo no está preparado para dar opiniones.
 Se puede aplicar sólo a equipos pequeños.

Recomendaciones:

Nombrar un secretario para que anote por orden a quien solicite la palabra. Procurar mantener una actitud imparcial, por parte del moderador para evitar desviaciones. 

 

TORMENTA DE IDEAS O "BRAINSTORMING" 

Es una técnica en la que los participantes expresan con absoluta libertad
todo lo que se les ocurra a propósito de un tema o como solución a un
problema. Sin ningún análisis ni filtro sobre su calidad, se anotan en la
pizarra. Sólo al final, cuando se agotan la producción de ideas, se realiza
una evaluación de las mismas. 

 Objetivo: La tormenta de ideas permite ante todo desarrollar la creatividad y se utiliza para descubrir conceptos nuevos, resolver problemas o superar el conformismo y la monotonía. 
Desarrollo: Antes de comenzar la tormenta se expone el problema y se explican las reglas: las ideas se expresan con independencia de su calidad; no se valorará ninguna idea hasta que se diga la última frase; se recomienda asociar libremente las ideas propias con las ya expuestas; cuantas más intervenciones, más posibilidades de encontrar posibilidades válidas; los turnos de palabra se concederán de manera indiscriminada. Al final, tres o cuatro personas que no hayan participado en la fase de producción analizarán todas las ideas para valorar su utilidad en función del objetivo que se pretendía con el empleo de la técnica. 

Fábula del Trabajo en Equipo

En una empresa el León (Gerente de Selva S.A.), buscaba el mejor camino para el logro de la excelencia y convoco a sus ejecutivos a una convención, en la que todos participaron activamente durante 3 días.

La reunión se oriento a los "Factores de Éxito" por fortalecer.

El Conejo propuso que para lograr la Excelencia todos debían estar preparados para correr veloces a fin de no ser presa del peligro.

La Ardilla propuso desarrollar la capacidad de trepar y escalar ya que desde lo alto de los árboles podía verse todo con mas amplitud.

Un Pato indico que lo mas importante era la capacidad de nadar para atravesar los ríos de Selva S.A.

El Águila señalo la capacidad de Volar como el elemento clave para el desarrollo del éxito.

Así lo hicieron el resto de los animales señalando otros atributos sumamente importantes tales como la capacidad de ver en la oscuridad, o tener colmillos y garras fuertes, etc.

Ante la diversidad de ideas se conformo un consejo consultivo y seleccionaron los elementos de éxito:

Correr, escalar, nadar y volar.

Acto seguido el León (Gerente) encargo a su departamento de entrenamiento para preparar al resto de animales en el dominio de esas capacidades.

Por mas que practicaron, no lograban su cometido.

El Pato excelente en natación tenia dificultades para correr y se quedaba fuera de hora para practicar, como corría lentamente tenia menos tiempo para nadar y pro ultimo las patas se le hincharon y dejo de nadar por descanso.

El Conejo, gran velocista entro en stress tras la frustración de no poder nadar.

La Ardilla, excelente en el arte de escalar, se lesiono en las clases de vuelo y también saco notas muy bajas en carrera y natación.

Al mes se presentaron las evaluaciones y tras el desencanto el León bastante molesto indico que todo quedara como antes.

El Mono propuso la siguiente MORALEJA :

Aprendamos de esta experiencia, para enfrentarnos a la Nueva Era, lo mas importante es la capacidad de trabajar en equipo, colaborando y cooperando unos con otros.

Debemos participar sumando nuestras cualidades a la de los demás, actuando cuando seamos necesarios, tras el mismo objetivo.

Esto va a ser mas apropiado que tratar de mejor lo que hacen los demás.

 Objetivos.